Prospection Téléphonique : Comment s'adresser au bon interlocuteur ?

Lors de votre prospection téléphonique, le fait de présenter votre offre de la meilleure des manières n’est efficace que si, et seulement si, vous vous adressez à la bonne personne. En effet, vanter les mérites de votre produit en cold-calling ne sert à rien, si la personne qui vous écoute n’a aucun pouvoir de décision.

La personne avec qui vous devez vous entretenir en priorité est la personne qui a un pouvoir décisionnel au sein de l’entreprise, et surtout qui détient le fameux pouvoir d’achat. Ces personnes sont appelées les décideurs en BtoB. En d’autres termes, il s’agit des personnes impliquées dans le processus d’achat de produits ou de services. Ce sont eux, au final, qui décideront ou non de conclure la vente.

Donc c’est sur eux que tous vos efforts doivent se focaliser. Voici nos astuces pour vous assurer de vos adresser aux bons interlocuteurs lors de votre prospection téléphonique.

Repérer les décideurs au sein d’une entreprise

Il est essentiel d’identifier les décideurs qui seront les personnes à convaincre et sur lesquelles tous vos efforts devront se concentrer. Il est effectivement inutile de perdre son temps avec d’autres interlocuteurs qui n’auraient pas un véritable pouvoir décisionnel.

L’importance d’identifier les différents rôles dans une entreprise

Afin de contacter les bonnes personnes rapidement et de perdre le moins de temps possible, il est nécessaire d’établir un schéma des différents postes-clés de l’entreprise que vous voulez démarcher. En règle générale, les grandes entreprises comptent environ 7 services différents qui participent au bon fonctionnement de celle-ci.

Il y a en premier lieu le directeur qui a entre ses mains le pouvoir décisionnel, toute décision passe par lui et nécessite son accord préalable. C’est pourquoi il s’agit du poste clé pour vous, si vous souhaitez vous entretenir avec la personne qui sera véritablement en mesure de conclure votre vente ou contrat.

D’autres services comme le service marketing, communication, informatique et développement peuvent également vous aider pour conclure un contrat. Cela dépend bien sûr du secteur dans lequel la vente est réalisée. Par ailleurs, vous pouvez également faire appel à votre réseau professionnel. Si vous avez déjà tissé des liens avec certaines personnes appartenant à ses services, ils peuvent devenir des alliés pour faciliter votre prise de contact avec un décideur de l’entreprise visée.

Il est donc primordial d’établir un schéma type des fonctions-clés de l’entreprise que vous souhaitez faire de la prospection téléphonique. Vous devez pouvoir répondre impérativement à la question : quelle personne dois-je contacter en priorité ? Cela vous rendra plus efficace et vous évitera de perdre votre temps sans raison.

Faites des recherches avant de commencer votre prospection téléphonique

Selon la taille de l’entreprise-cible, le ou les décideurs peuvent être le dirigeant de l’entreprise, le directeur commercial, ou encore le responsable des ressources financières. N’hésitez pas à faire des recherches sur les personnes occupant ces postes-clés. Aidez-vous des réseaux sociaux comme Facebook ou LinkedIn. Faites aussi des recherches directement sur Google.

Essayez dans la mesure du possible d’avoir des informations précises sur vos futurs interlocuteurs. Lisez également la presse spécialisée, ou essayez de vous souvenir si vous n’avez pas déjà croisé ces personnes lors d’événements particuliers comme des salons professionnels ou une conférence. Pensez également à faire jouer votre propre réseau professionnel. Peut-être qu’une personne que vous connaissez, peut vous aider à établir des liens avec les personnes dirigeantes que vous souhaitez contacter.

L’important est de bien connaître son prospect et d’avoir établi son profil type. Cela vous aidera à élaborer votre discours lorsque vous allez devoir le convaincre que votre produit ou service est fait pour lui.

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Comment joindre directement avec le décideur lors de votre prospection téléphonique?

Au sein des entreprises, même de petite taille, le décideur délègue généralement certaines tâches administratives et de secrétariat à une personne qui aura la fonction d’intermédiaire entre vous et lui. C’est d’ailleurs souvent sur cette personne « intermédiaire » que vous allez tomber lors de votre prospection téléphonique.

Une des fonctions premières de cette personne est de filtrer les appels importants et ceux qui ne le sont pas. C’est pourquoi le contact avec cette personne doit être réussi, si vous envisagez par la suite de pouvoir parler directement avec le décideur. Mais c’est à ce moment-là que ça devient compliqué ! Le ou la secrétaire va souvent faire barrage et ne vous facilitera en général pas la tâche pour vous entretenir directement avec le décideur.

Prospection téléphonique : Faites de la secrétaire votre alliée

En effet, lors d’une prospection téléphonique, ne négligez surtout pas le premier contact avec le ou la secrétaire qui prendra en charge votre appel. C’est de cette personne que dépend en grande partie votre mise en relation ou pas avec le décideur de l’entreprise.

Il est très important de faire de cette personne un allié et non un ennemi. De plus, ces personnes, notamment dans les plus petites entreprises, ont souvent une influence importante sur le décideur. Si elle dit du bien de vous et de votre offre, le décideur peut alors être tenté de vous rappeler ou d’accepter vos appels quand vous retenterez votre chance.

N’hésitez pas à bien vous renseigner également sur cette personne « intermédiaire ». Peut-être que vous la connaissez ? Peut-être avez-vous fait les mêmes études ou formations ? Ou, avez travaillé dans la même entreprise à un moment donné ? Renseignez-vous sur Facebook ou LinkedIn. Parfois, vous pouvez avoir de bonnes surprises qui vous feront franchir certains obstacles plus facilement.

D’autre part, pensez à valoriser cette personne et sa place dans l’entreprise. En fonction de sa personnalité, adaptez-vous, adaptez votre attitude ainsi que votre timbre de voix pour la convaincre que vous êtes un prestataire sérieux et que vous pouvez réellement apporter un plus à son entreprise.

Présentez-vous comme un expert dans votre domaine

Pour arriver à passer le barrage du standard, mettez toutes les chances de votre côté. Vous devez inspirer confiance et avoir une attitude sérieuse et professionnelle. Appuyez-vous sur le principe d’autorité. En effet, une personne qui est devant un interlocuteur expert aura plus facilement tendance à lui obéir sans opposer de résistance.

Pour développer de manière efficace, votre expertise aux yeux de la personne qui prendra dans un premier temps votre appel, n’hésitez pas à être directif sans être autoritaire ni arrogant et montrez que vous connaissez votre domaine. Vous devez être incollable et savoir répondre à toutes les questions de votre interlocuteur. Mettez en avant que votre produit ou service a été testé et approuvé par de nombreux clients et entreprises comme la sienne. Soyez sûr de vous en toutes circonstances, restez calme et posé quelle que soit la réaction de votre interlocuteur.

Le but de cette démarche est avant tout de donner une bonne impression de la marque et du produit ou service que vous souhaitez vendre. En effet, si la personne « intermédiaire » a une bonne opinion de vous, elle en parlera positivement au décideur qui aura sûrement envie d’en savoir plus et de s’entretenir directement avec vous.

Gérez les refus et contrattaquez avec des arguments efficaces

Les refus sont habituels dans le monde de la prospection téléphonique. On vous dira que le décideur n’a pas le temps de prendre votre appel, qu’il est en déplacement, ou qu’il est actuellement en ligne et qu’il vous recontactera (ce qu’il ne fera pas). Ou plus directement que l’entreprise n’a pas besoin de ce service, ou qu’ils ont déjà un prestataire qui s’occupe de ça.

C’est là que votre pouvoir de persuasion doit faire la différence pour pouvoir faire pencher la balance en votre faveur. N’hésitez pas à contre-argumenter en précisant le caractère urgent de votre appel et de votre offre. Que cela ne sera pas long, ou que vous aviez déjà contacté Monsieur ou Madame un tel et qu’il vous avait demandé de le rappeler pour finaliser l’offre. Rappelez les points-clés de votre offre et en quoi l’entreprise pourrait être gagnante en acceptant de vous faire confiance.

Ne perdez jamais votre contrôle même devant des réponses démotivantes. Acceptez la situation en proposant de rappeler plus tard, ou à un autre moment quand la personne est disponible. Laissez vos coordonnées et précisez que vous vous permettrez de rappeler dans un moment.

La persévérance : le maître-mot dans la prospection téléphonique

Malgré les refus qui seront votre lot quotidien lors de vos prospections téléphoniques, ne vous découragez pas et persévérez ! Sachez par exemple que les standardistes ne sont pas toujours les mêmes au cours d’une même journée ou jours de la semaine. Donc, retentez votre chance, vous n’avez rien à perdre. Peut-être que l’autre standardiste sera plus enclin à vous mettre en contact directement avec le décideur.

Vous pouvez également utiliser l’astuce qui consiste à changer les deux derniers chiffres du numéro de contact de l’entreprise, la plupart du temps vous tomberez alors sur un autre service qui avec un peu de chance vous mettra en communication avec la personne cible que vous souhaitez contacter.

Vous pouvez aussi tenter votre chance en appelant avant 9 h du matin et après 18 h. À ces heures-là, le standard n’est souvent pas opérationnel. Le ou la secrétaire n’est souvent pas encore en poste, mais parfois le décideur lui est déjà ou encore au boulot. Ceci peut s’avérer être une opportunité en or de parler directement avec lui, et peut être un très bon moment pour présenter votre offre.

Dans tous les cas, ne perdez jamais votre sang-froid et restez toujours courtois et poli. Une des qualités du métier de closer en prospection téléphonique est sans nul doute la patience et la persévérance.

Pour conclure sur la prospection téléphonique

Lorsque vous prospectez une entreprise, parvenir à vous adresser au bon interlocuteur est primordial. La personne cible, avec qui vous devez absolument vous entretenir est celle qui a en son pouvoir l’autorité suffisante pour décider ou non de conclure la vente, ou l’offre avec vous. Les autres interlocuteurs sont également essentiels pour arriver à être mis en relation avec le décideur et ne doivent pas être négligés.

L’expérience en prospection téléphonique et nos conseils avisés seront vos meilleurs atouts pour développer des stratégies efficaces de communication et de persuasion. Vous apprendrez, petit à petit, à vous adapter non seulement à votre interlocuteur, mais aussi au type d’entreprise auquel vous avez affaire. Persévérez et prenez le temps d’apprendre de vos erreurs. C’est ainsi que vous vous forgerez des compétences solides et efficaces sur le terrain.

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